Vendor Policy

VENDOR POLICY

1. Vendor Policy berlaku bagi pihak Penyedia Barang dan Jasa dilingkungan KALLA GROUP diantaranya Pihak Vendor atau Mitra Usaha (Penyalur, Distributor, Pemasok, Kreditur, dan lain sebagainya).


2. Prinsip Dasar Pengadaan Barang / Jasa harus berdasarkan pada:
   • Efektif
   • Efisien
   • Kompetitif
   • Adil
   • Akuntabel
   • Berwawasan HSE
   • Integritas (bertindak jujur, dipercaya, transparan, konsisten, tidak melakukan hal tercela, bertanggung jawab dan obyektif)
   • Kepatuhan (Compliance)
   • Kehati-hatian
   • Kemandirian


3. Vendor yang akan mengikuti proses pengadaan Barang/Jasa wajib memenuhi persyaratan umum sebagai berikut :
   • Memiliki keahlian, pengalaman, kemampuan teknis dan manajemen sesuai dengan bidang usahanya.
   • Memiliki sumber daya (fasilitas, SDM, alat, dan sumber daya lainnya) yang dibutuhkan sesuai dengan bidang usahanya.
   • Memiliki status Badan Hukum atau Badan Usaha sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku di Indonesia.
   • Memiliki perijinan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaannya.
   • Tidak memiliki status sebagai pihak yang berperkara di register Pengadilan maupun Instansi Kepolisian.


4. Vendor yang mengikuti pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dilingkungan KALLA GROUP wajib mematuhi etika Pengadaan Barang/Jasa, yang terdiri dari :
   • Berkomitmen melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab, demi kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan Pengadaan Barang/Jasa;
   • Menandatangani Pakta Integritas (letter of undertaking) untuk setiap Pengadaan Barang/Jasa atau Komitmen yang diperlukan.
   • Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi ketentuan yang berlaku untuk memenuhi segala persyaratan yang dipelrlukan.
   • Vendor harus mematuhi Peraturan & Regulasi Pemerintah Indonesia serta dalam peraturan Vendor Policy yang berlaku sesuai dengan pengadaan Barang/Jasa.
   • Berkomitmen menjaga informasi rahasia sebelum dan sesudah proses pelaksanaan Barang/Jasa berlangsung.
   • Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung dalam pelaksanaan proses pengadaan atau penetapan pemenang, yang mengakibatkan persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan dan hasil pekerjaan.
   • Menerima segala bentuk keputusan yang ditetapkan oleh Pihak Panitia Pengadaan Barang/Jasa dan Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang disampaikan.
   • Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan Barang/Jasa termasuk dalam hal terkait keterlibatan rantai suplai.
   • Mengantisipasi terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian di internal Vendor yang berakibat terhambatnya pengadaan Barang/Jasa yang sedang berlangsung.
   • Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatan secara sendiri-sendiri ataupun bersama-sama, baik secara langsung atau tidak langsung dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan Perusahaan.
   • Tidak memberi, idak menawarkan, tidak meminta atau berjanji memberi hadiah, imbalan, atau berupa apa saja kepada karyawan, staff atau pihak lain dari Panitia Tender maupun Management KALLA GROUP.
   • Vendor dapat melaporkan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan/manajemen KALLA GROUP disertai dengan bukti-bukti terkait dengan penipuan (termasuk namun tidak terbatas pada Korupsi, Kolusi, Nepotisme dan Suap) melalui Whistle Blowing System https://layanan.aduan@kallagroup.co.id.
   • Tidak melakukan praktek pemalsuan data, manipulasi, penipuan yaitu menghilangkan dan memalsukan suatu fakta dengan tujuan memengaruhi jalannya suatu proses pengadaan atau penentuan penetapan pemenang. Termasuk tidak menggunakan dokumen-dokumen yang tidak dipertanggungjawabkan keaslian dan kebenarannya.
   • Tidak melakukan praktek kolusi yaitu membuat suatu skema atau pengaturan antara dua atau lebih Penyedia Barang/Jasa, dengan atau tanpa sepengetahuan pelaksana pengadaan, dengan tujuan untuk mengatur harga penawaran yang tidak kompetitif atau tidak mencerminkan harga pasar.
   • Tidak mencelakakan atau mengancam untuk membuat celaka, secara langsung atau tidak langsung, orang/pelaksana pengadaan, atau kepemilikan (properti) untuk mempengaruhi keikutsertaan peserta lainnya dalam suatu proses pengadaan, atau penentuan penetapan pemenang.
   • KALLA GROUP dapat melakukan upaya mendorong peningkatan kapabilitas vendor dan sebagai bagian dari program manajemen vendor, KALLA GROUP dapat menetapkan sistem kinerja vendor secara berkelanjutan untuk menjamin kualitas dan sebagai perbaikan. KALLA GROUP akan melakukan evaluasi kinerja vendor secara berkala berdasarkan kriteria yang ditetapkan seperti aspek kualitas, pelayanan, dan pengiriman dalam proses pengadaan KALLA GROUP. Hasil evaluasi kinerja vendor akan digunakan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward, hukuman, dan meninjau keberadaan Vendor di lingkungan KALLA GROUP. Jika hasil kinerja Vendor di bawah standar KALLA GROUP berhak untuk tidak menyertakan Vendor dalam proses pengadaan berikutnya atau akan mengevaluasi keberadaan Vendor di lingkungan KALLA GROUP.


5. Secara hukum mempunyai kapasitas menandatangani kontrak (Surat Perjanjian/Surat Pesanan). Pihak KALLA GROUP berhak mengambil keputusan tanpa dapat diganggu gugat, apabila Vendor terbukti :
   • Vendor melakukan pelanggaran dari salah satu ketentuan Vendor Policy ini
   • Hasil kinerja Vendor di bawah standar yang ditetapkan secara bekelanjutan atau menyebabkan kerugian dan mengganggu kegiatan operasional.
   • Vendor terbukti bertindak sebagai broker atau agen/vendor yang tidak bernilai tambah.
   • Vendor telah menyatakan pengunduran diri dengan mengirimkan surat pengunduran diri dari daftar vendor.

Sanksi pelanggaran yang dilakukan oleh KALLA GROUP dibagi menjadi dua kategori, sebagai berikut:

1. Daftar Merah
Penetapan status Daftar Merah berdasarkan kriteria sebagai berikut :
• Menyediakan Barang /Jasa yang tidak memenuhi spesifikasi yang ditentukan meskipun telah diberi peringatan terlebih dahulu.
• Menolak tanpa ada alasan yang jelas untuk melaksanakan pengadaan Barang/Jasa setelah ditetapkan sebagai pemenang.
• Menugaskan Pihak lain untuk melaksanakan pekerjaan utama tanpa ijin KALLA GROUP.
• Tidak menyelesaikan pekerjaan sesuai yang jadwal disepakati.
Sanksi: Vendor tidak diperbolehkan untuk mengikuti proses pengadaan dalam kategori mereka yang terdaftar selama 2 (dua) tahun atau 3 (tiga) kali, mana yang lebih lama.
2. Daftar Hitam
Penetapan status Daftar Hitam berdasarkan kriteria sebagai berikut :
• Terlibat dalam korupsi dan konspirasi untuk menetapkan harga di antara peserta atau dengan karyawan KALLA GROUP.
• Memberikan gratifikasi kepada pegawai KALLA GROUP.
• Pemalsuan dokumen atau manipulasi data.
• Menyediakan barang palsu yang dibuktikan dengan surat keterangan dari yang berwenang otoritas / pabrik / dealer.
• Tidak dapat menyediakan Barang/Jasa sesuai dengan Perjanjian dan berakibat operasional menjadi terhambat.
• Terlibat tindak pidana melawan hukum yang dinyatakan oleh pejabat yang berwenang.
• Penyalahgunaan dokumen untuk tujuan apa pun yang tidak terkait dengan partisipasi dalam proses pengadaan dan/atau tidak terkait dengan proses kerja, tanpa ijin dari KALLA GROUP.
• Mempublikasikan isu-isu yang tidak benar yang tidak dapat dibuktikan secara hukum dan berdampak negatif bagi KALLA GROUP.
• Sanksi 1 : KALLA GROUP melarang Vendor yang masuk daftar hitam untuk mengikuti kegiatan pengadaan dilingkungan KALLA GROUP
• Sanksi 2 : KALLA GROUP berhak mengumumkan status Blacklist di website e-Procurement KALLA GROUP.

Alur Pendaftaran Vendor